In mijn vorige blog, ‘de dialoog als een goede manier van werken voor bestuurders en ondernemingsraden’, ben ik ingegaan op wat een dialoog in de medezeggenschap kan betekenen voor bestuurder en ondernemingsraad. In principe gaat het daarbij om alle soorten van besluiten, dus zowel instemmingsverzoeken als adviesaanvragen waar de dialoog voor gehanteerd kan worden. Maar daarover zullen wel afspraken gemaakt moeten worden. Spelregels voor het overleg, voor de dialoog.

Eén uitzondering die ik hierop wil maken is de benoeming van bestuurders. Dit is een onderwerp waar het toepassen van een dialoog zich minder goed voor leent. Maar daarover in mijn volgende blog meer.

Alvorens de vraag te beantwoorden hoe de afspraken er over de dialoog moeten uitzien, eerst even iets over het proces zelf.

Over wat voor soort besluiten gaat het? Bij grotere adviesaanvragen adviseer ik om langs de lijn van het voortschrijdend inzicht de dialoog te voeren, waarbij vertegenwoordigers van zowel de bestuurder als de ondernemingsraad al in een vroegtijdig stadium samenwerken aan het tot stand komen van de uiteindelijke adviesaanvraag. In de overlegfase wordt direct al door de bestuurder rekening gehouden met de input van de medezeggenschap, en geeft de bestuurder al in een vroeg stadium toelichting over het hoe, wat en waarom van de onderdelen van een adviesaanvraag. De uiteindelijke adviesaanvraag wordt aan de voltallige ondernemingsraad voorgelegd, een ondernemingsraad die nog steeds volledig bevoegd is gebleven om positief dan wel negatief te adviseren.

De adviesaanvraag op hoofdlijnen wordt dan gevolgd door deeladviesaanvragen. Deze deeladviesaanvragen worden dan vervolgens geheel en al volgens in dialoog zo dicht als mogelijk bij de werkvloer behandeld, waarbij er een direct contact is tussen vertegenwoordigers van de ondernemingsraad en werknemers.

In minder omvangrijke situaties wordt vaak al een compleet advies aangeboden met dien verstande dat dit een concept is, waarna de adviesaanvraag met vertegenwoordigers van de medezeggenschap wordt besproken. In praktijk volgt er direct ook een consultatieronde, waarbij alle betrokken medewerkers in de gelegenheid worden gesteld hun mening en commentaar aan de vertegenwoordigers van de ondernemingsraad te geven over de adviesaanvraag.

Naast adviesaanvragen ex. artikel 25 WOR, kunnen instemmingsverzoeken ex. artikel 27 WOR eveneens in dialoog worden behandeld. Ook hier kunnen bestuurder en ondernemingsraad in dialoog gaan over zowel de inhoud als de beweegredenen en de gevolgen voor het personeel. Neem bijvoorbeeld de integratie van twee bedrijven waarvoor geen C.A.O. van toepassing is, waar salarislijnen en pensioenen geharmoniseerd moeten worden. Door de ondernemingsraad vanaf het begin mee te nemen, kan gewerkt worden aan een oplossing die gedragen wordt door de hele organisatie.

Zijn bestuurder en ondernemingsraad het erover eens om samen in dialoog met elkaar te gaan werken, dan moeten de afspraken worden vastgelegd. Onderdeel van de afspraken zijn niet alleen de doorlooptijden van adviesaanvragen en instemmingsverzoeken, maar ook de vorm van adviesaanvragen en instemmingsverzoeken en de wijze waarop er gecommuniceerd wordt over deze aanvragen en verzoeken. Het proces moet worden beschreven, en de wijze waarop de adviesaanvragen en instemmingsverzoeken besproken gaan worden in de overlegvergaderingen. Uiteindelijk gaat het om de inhoud van de adviesaanvragen en instemmingsverzoeken en niet om het proces. En daarmee is uiteindelijk iedereen gediend binnen een organisatie.

Deze blog is geschreven door onze adviseur MR. LEX WELTER MBA.