De medezeggenschap voert regelmatig overleg met de bestuurder, daarbij komt ook regelmatig financiële- en hopelijk ook niet financiële informatie aan de orde. Helaas worstelen nog veel bestuurders met het goed in samenhang presenteren en vervolgens besturen van deze financiële en niet financiële indicatoren. Met als gevolg dat de medezeggenschap hier ook vaak het nakijken heeft. We scheppen hieronder wat orde in de chaos.
Basis in de PDCA cyclus
Effectief sturen op resultaat begint bij de planning- en control cyclus. Die is afgeleid van de PDCA-cyclus (figuur 1). Eenvoudig en krachtig. Het is dus van belang dat de medezeggenschap in de loop van het jaar, als deze cyclus zich voltrekt, ook bij deze cyclus is betrokken.
Figuur 1 Planning- en Control cyclus
Acties voor de medezeggenschap bij de beoordeling van de informatie die in deze cyclus tot stand komt zullen o.a. moeten zijn:
- Kijk naar de trend van de werkelijkheid, leg verbanden tussen omzet en kosten, maar bijvoorbeeld ook omzet, winst en kosten per medewerker. Relatieve getallen en kengetallen verrijken de informatie. En geven dus meer inzicht;
- Let op grote afwijkingen tussen de verschillende periodes en ook de grotere afwijkingen tussen budget en realisatie;
- Vraag naar de toelichtingen op de verbanden en de afwijkingen;
- Beoordeel het effect van (voorgenomen) maatregelen op arbeidsplaatsen, arbeidsinhoud, de organisatie van de arbeid;
- Beoordeel ook hoe het management zich heeft voorbereid op acties (in bv. de begroting) dan wel in de verlies- en winstrekening acties die zijn gerealiseerd rond specifieke onderwerpen. Bijvoorbeeld een andere inrichting van de organisatie, intensivering van klantenrelaties, verhoging van de productiviteit en dergelijke.
Relatie tussen financiën en operationele indicatoren
Als we verder inzoomen en onze sturing nog specifieker en sterker maken dan constateren we dat veel organisaties moeite hebben met het selecteren van de juiste managementinformatie. Het gebruik van de Balanced Scorecard (BSC) helpt daarbij. De BSC heeft als doel om breder te kijken dan alleen het geld.
Bij het gebruik van de BSC dient de medezeggenschap het volgende te doorgronden en te bewaken:
- Vanuit de Missie en Visie worden Kritische Succes Factoren (KSF’s) afgeleid, de zaken die de organisatie echt moet doen om tevreden klanten, medewerkers en stakeholders in de breedste zin van het woord te hebben en de continuïteit te borgen.
- Die Kritische Succes Factoren worden vertaald in Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s).
- En op hun beurt worden de KPI’s vertaald naar prestatie-indicatoren (PI’s) die door de verschillende afdelingen van de organisatie kunnen worden beïnvloed. Let erop dat
- niet teveel PI’s worden gedefinieerd (alleen focus geeft richting);
- die PI’s vooral het resultaat van het proces (voor de (interne) klant) weergeven;
- de PI’s onderling tussen de verschillende afdelingen in een logisch verband staan zodat de afdelingen ‘dezelfde kant op werken‘;
- dat de KPI’s en PI’s worden begroot en ook op regelmatige basis over wordt gerapporteerd en gesproken. En vooral acties op wordt genomen in de goede richting.
Juist vanwege de relaties tussen de KSF’s doen organisaties er goed aan om de 4 perspectieven via de KSF’s onderling in verband te brengen via een strategiekaart. Waardoor ook het verband tussen KSF’s, KPI’s en PI’s wordt bepaald. Zie figuur 2.
Figuur 2 Strategiekaart Gemeente
Door actief de realisatie van prestatie-indicatoren te volgen en er met de bestuurder over in gesprek te zijn, wordt via de activiteiten van de organisatie op de financiële prestatie gestuurd. Financiën zijn vooral het gevolg van activiteiten. De medezeggenschap vult zodoende haar rol ten behoeve van de organisatie en de medewerkers op een effectieve wijze in.
Op deze manier is er al heel wat helderheid geschapen in de wirwar van prestatie-indicatoren, het gebrek aan samenhang tussen de financiële en niet financiële informatie en onderling.
Verder attenderen we u graag op de Masterclass “OR en de financiële en operationele gezondheid van de organisatie” die Vakmedianet in samenwerking met het Erasmus OR Centre op 12 april 2018 verzorgt op de Erasmus Universiteit Rotterdam. Zie link.
Geschreven door Drs. Louis Brackel RC, Associate Erasmus OR Centre
