Agile-principes en werkwijzen worden meer en meer toegepast, ook door andere dan softwareteams, waar agile werd ontwikkeld. Daarmee wordt de agile-filosofie en-methodiek ook steeds relevanter voor leden van de ondernemingsraad.

Or-leden worden gevraagd mee te denken over de verdere organisatieontwikkeling, mede op basis van de agile- en lean-filosofie. Ze nemen zelfstandig ook initiatieven daartoe, zo zien we regelmatig om ons heen. Zie ook het eerste artikel in deze reeks: Agile-praktijken toepassingen in je organisatie.

Leiders van organisaties die hun blik goed op de toekomst hebben gericht nodigen vaker teams uit om agile- en lean-principes te gaan toepassen. Daarbij hebben we het over teams die verantwoordelijk zijn voor functionele rollen met betrekking tot klanten, projectmanagers, financiën, HR, logistiek en dergelijke.

  1. Stem doelstellingen op elkaar af

Elk team stelt zijn eigen visie en ontwikkelpad voor zijn dienstverlening op. Dat ontwikkelpad is bedoeld om zichtbaar te maken hoe je je doelstelling gaat behalen. Het team dat verantwoordelijk is voor vastgoedonderhoud specificeert eerst welke niveaus van onderhoud het zal aanbieden. En hoe die processen zullen gaan lopen.

De doelstellingen binnen het team vastgoedonderhoud worden op elkaar en het ontwikkelpad van vastgoed als geheel afgestemd. Dat gebeurt in lijn met het ontwikkelpad van de IT-technologie van de organisatie en specifiek voor het vastgoedonderhoud.

Zodoende krijg je meer begrip tussen de technologie, meestal de IT, en de teams die de dienst vastgoedonderhoud leveren. Hierdoor verdwijnen ook historische grenzen en traditionele silo’s. De teams kunnen weer samen succesvolle projecten en processen uitvoeren.

  1. Creëer werkende communicatiestructuren

Agile-teams stellen hun eigen communicatieprotocollen op als een onderdeel van hun werkwijzen. Die protocollen stimuleren de leden van het team om een specifieke aanpak voor de interactie toe te passen. Zodat de interactie met anderen zo betekenisvol en productief als mogelijk is.

Veel teams komen er achter dat de volgende manieren van communiceren de meest effectieve zijn:

  • één op één persoonlijk
  • videoconferentie
  • teleconferentie
  • telefoon
  • instant messaging
  • e-mail

Vanzelfsprekend staan of vallen deze wijzen van communicatie allemaal met een goede voorbereiding, en agenda en timemanagement. Resultaatgerichtheid is het toverwoord.

Regelmatig korte sessies houden met een beperkte tijdsduur is beter dan veel minder vaak lange sessies houden. Dan verlies je de inhoud en de motivatie.

  • Tip: Louis Brackel geeft op 20 november de Masterclass Or en Agile werken. Leer wat de rol van de ondernemingsraad kan zijn bij agile werken in de organisatie en ook hoe de or voor zichzelf de agile-principes kan toepassen.

  1. Gebruik ‘Retrospectives’

Continue en stapsgewijze verbetering is voor veel teams een krachtige techniek gebleken. Het terugkijken, ofwel de agile-techniek van retrospectives helpt hier heel sterk bij.

Typisch Nederlands om steeds maar vooruit te blijven kijken en ons te ergeren aan wat nog niet gebeurd is. Maar achterom kijken en kijken wat wel is gebeurd, daar energie uit krijgen en vooral ook daarvan te leren, doen we bijna niet.

Retrospectives moeten gefocust zijn op onderwerpen als:

  • Wat werkt goed voor onze klanten?
  • Wat werkt niet voor onze klanten?
  • Wat kunnen we voor onze klanten verbeteren?
  • Wat werkt goed voor onze samenwerking?
  • Wat werkt niet goed voor onze samenwerking?
  • Wat kunnen we voor onze samenwerking verbeteren?

Een logisch resultaat hiervan is sterk verbeterde relaties met klanten en betere samenwerking met de collega’s. Onmisbaar in deze tijd.

  1. De kracht van Stand Up Meetings

Heel veel teams gebruiken deze dagelijkse Stand Up Meetings als een krachtige manier voor communicatie en samenwerking. Dit werkt vooral als je het volgende toepast, bespreek:

  • onderwerpen die je binnen een dag kunt afronden, breek je taken dus ook in stukjes die je binnen een halve dag kunt doen
  • de prioritering van onderwerpen en te verwijderen blokkades
  • individuele- en team-commitments, die je ook zichtbaar maakt op het verbeterbord

Het gebruik van dagelijkse Stand Up Meetings levert de volgende voordelen op:

  • De cultuur verandert van het individueel uitvoeren van taken naar het werken in een team, die ideeën en de voortgang en ook de wijze waarop de voortgang bevorderd kan worden met elkaar bespreekt;
  • het dagelijks uitwisselen van relevante informatie wordt veel krachtiger;
  • omdat het werk wordt geprioriteerd neemt elk individu een actieve rol om anderen te helpen blokkades te verwijderen en om de hoogst geprioriteerde onderdelen het eerste af te kunnen krijgen.

  1. Maak al het werk zichtbaar

Effectieve teams hebben uitgevonden dat visuele tools, zoals verbeterborden en kanbanborden, (zie ook het eerste artikel in deze reeks) het werk fysiek zichtbaar maken. Daardoor kunnen teams zich concentreren op de onderdelen die de hoogste prioriteit hebben, namelijk de onderdelen die de meeste waarde voor de klant hebben.

Een veelgebruikte indeling van een kanbanbord is er een met een viertal kolommen: geprioriteerd, verder te detailleren, in uitvoering en uitgevoerd. Door deze duidelijkheid zijn teams veel productiever in het uitvoeren en prioriteren van hun werk. Bovendien blijken deze teams door deze werkwijze ook veel meer betrokken en gemotiveerd te zijn.

  1. Leg de focus op de gecreëerde waarde

Het fysiek zichtbaar maken van het werk is een logische opstap naar het werken en denken in waarde. En wel op twee manieren: de externe waarde zoals klanten die ervaren. Los van het proces, product of dienst is het van groot belang om de voordelen die klanten ervaren goed te begrijpen.

Dit is van belang voor het lange-termijnsucces van de organisatie. Vervolgens is het zaak dat teams deze klantinformatie proactief delen met elkaar op alle niveaus in de organisatie. Dit heeft vele voordelen. De agile-mindset helpt de organisatie te focussen op het gemeenschappelijk doel en begrip van de behoeften van klanten.

Deze klantwaarden vertalen zich natuurlijk ook in waarden voor de organisatie. Zoals de omzet, besparingen, behoud van klanten, medewerkertevredenheid en een gedaald verzuim.

  1. Succes is van iedereen

Nadat je met je team binnen of buiten de ondernemingsraad deze 6 elementen hebt besproken komt het gesprek ook vanzelf op het onderwerp hoe je succes met elkaar deelt.

Het vieren van successen is een belangrijke gewoonte die in veel organisaties te weinig aandacht krijgt. Het gezamenlijk vieren van successen verstevigt de band tussen de samenwerkende individuen. Het versterkt, naast de andere elementen zoals hierboven beschreven, ook het vertrouwen en daarmee de succesvolle uitvoering van processen met medewerkers die zeer gemotiveerd zijn.

Afrondend

Deze 7 voorbeelden van agile-technieken dienen als concreet materiaal voor leden van ondernemingsraden. Om zodoende samen met het eigen team en vanzelfsprekend ook met de bestuurders verder te werken aan wendbare en gezonde organisaties.

Drs. Louis Brackel RC, Erasmus OR Centre, Erasmus Universiteit (brackel@erasmusorcentre.nl M 06 51 11 65 99).