Agile-methoden komen voort uit de software-ontwikkeling. Ontdek hoe teams en bedrijven die niets met software te maken hebben agile-methoden hebben gebruikt om succesvoller te worden. Drie leerzame voorbeelden uit de praktijk. ‘Het toepassen van slechts een beperkt deel van agile helpt al enorm’.
Sinds 2001, toen agile-waarden en -principes werden geformaliseerd in het Agile Manifesto, is agile het standaardproces voor software-ontwikkeling geworden. Studies tonen aan dat ongeveer een derde van alle softwareprojecten een of andere vorm van agile-methodologie gebruiken.
Programmakosten met 66% verlaagd
Hoewel Agile is ontworpen met de ontwikkeling van software in het achterhoofd, zijn ook veel teams buiten deze branche begonnen met agile. Een opmerkelijk voorbeeld is dat een aantal omroepen agile hebben gebruikt om de programmakosten met 66% te verlagen.
Net als de mensen bij die omroepen hebben ook veel andere teams geconstateerd dat het gebruik van een agile-mindset en het gebruik van agile-praktijken hun team en bedrijf helpen om meer voor elkaar te krijgen. Hun teams werken meer en beter samen en hun klanten zijn meer tevreden.
Voordat we beschrijven hoe teams buiten de softwareontwikkeling agile-praktijken met succes hebben toegepast, bekijken we wat agile precies is.
- Tip: Met de Masterclass Or en Agile werken leer je wat de rol van de ondernemingsraad kan zijn bij agile werken in de organisatie en ook hoe de or voor zichzelf de agile-principes kan toepassen.
Het Agile Manifesto
Het Agile Manifesto is opgesteld door een groep ontwikkelaars die software beter wilden schrijven. De agile-principes zijn over het algemeen overgenomen als een projectmanagementaanpak. Scrum, Kanban en XP zijn op dit moment de meest gebruikte frameworks voor softwareontwikkeling onder de agile-paraplu. En elk van deze kaders komt voort uit de waarden die zijn uiteengezet in het Agile Manifesto:
- Individuen en interacties zijn belangrijker dan processen en hulpmiddelen
- Mensen ertoe aanzetten om zichzelf te organiseren en met elkaar te praten over waar ze aan werken. Niemand wil graag ‘gemicromanaged’ worden!
- Werkende software is belangrijker dan uitgebreide documentatie
- Dingen gedaan krijgen is beter dan praten of schrijven over de dingen die gedaan moeten worden
- Wanneer je iets produceert en het aan mensen toont, kun je zien wat werkt en wat niet
- Samenwerking met klanten is belangrijker dan contractonderhandelingen
- Houd contact met je klanten, geef ze wat ze willen en nodig hebben, anders zal je te weinig business doen en heb je helemaal geen contracten om te ondertekenen
- Reageren op verandering is belangrijker dan het volgen van een plan
- Zaken veranderen. Laten we flexibel zijn!
Aspecten van agile
Er zijn veel agile-werkwijzen, die allemaal dienstbaar zijn aan het vormgeven van de Agile-waarden. Belangrijke aspecten van deze werkwijzen zijn in alle gevallen:
- het maken en bijhouden van een lijst (of ‘backlog’) van geprioriteerd werk
- Uitschrijven van ‘tickets’ die alle activiteiten beschrijven die nodig zijn om de items uit de backlog te voltooien
- Werken met verbeterborden, zodat het team – en andere belanghebbenden – de voortgang kunnen volgen
- Plannen van het werk dat gedaan moet worden in een ‘sprint’, een bepaalde periode met een vaste omvang (meestal 2-4 weken)
- Dagelijkse bijeenkomsten van 5-10 minuten (de dagstart houden waarbij het team de voortgang controleert, uitdagingen bespreekt en blokkades wegneemt)
- Het houden van vergaderingen wanneer de sprint voorbij is (de ‘retrospective’) om te bespreken wat goed ging, wat er fout ging en wat er verbeterd zou kunnen worden.
Veel softwareteams volgen het agile-framework nauwkeurig. Dit helpt deze teams te voldoen aan de behoeften van hun klanten, te reageren op veranderende vereisten en hun output te maximaliseren.
Laten we eens kijken hoe drie teams buiten de software-ontwikkeling een deel van de agile-filosofie en -werkwijze effectief hebben toegepast.
Praktijkcase 1: Hoe een geprioriteerde backlog een team helpt synergie te creëren en te communiceren
Jaap Gerritsen, manager bij een bedrijf in persluchttechniek, was onder andere belast met het ontwikkelen van training en opleiding voor de collega’s. Toen Jaap bij het bedrijf begon had zijn team geen idee hoe lang het zou duren om alle benodigde trainingen of projecten te ontwikkelen.
Dus zijn Jaap en zijn team gestart met het toepassen van agile-principes door de geprioriteerde backlog weer te geven op een bord, dat voor iedereen te zien is bij de afdeling. Op het bord staan trainingsaanvragen, trainingen die momenteel worden ontwikkeld, et cetera.
Wanneer verzoeken voor training aan het bord worden toegevoegd, geven Jaap en zijn team het verzoek een groene of rode code; groen betekent dat ze het project op dit moment kunnen uitvoeren, en rood betekent dat het de backlog ingaat.
Elke maand komt de groep stakeholders bijeen om de achterstand te prioriteren door te stemmen over wat het meest prioriteit heeft. Jaap geeft aan dat het gebruik van deze agile-werkwijze met de geprioriteerde backlog helpt om ‘verwachtingen binnen het bedrijf te communiceren over waarom en hoe we dingen doen zoals we doen’.
Hij geeft ook aan dat deze praktijk synergie heeft gecreëerd binnen de groep. ‘Mijn groep krijgt hiermee te zien wat andere groepen doen, het voorkomt ook dat ze elkaars werk doen, omdat ze kunnen zien op het bord dat bepaalde zaken al zijn ontwikkeld, het vermindert verspilling’.
Praktijkcase 2: Hoe een traditioneel werkende uitgever iteratief producten ontwikkelt met feedback van klanten
Een andere relatie van mij werkt bij een uitgever als editor voor de ontwikkeling van lesmateriaal. Hun redactionele productteam past onderdelen van de agile-praktijk van continue ontwikkeling toe om hun lesproducten te ontwikkelen en te verbeteren.
Elke week ontwikkelen ze daar een week lang lessen. Als ze daarmee klaar zijn sturen ze het naar een groep alfatesters die het lesmateriaal met kinderen testen. Zodoende kunnen ze feedback geven over wat werkt en wat niet. De feedback wordt dan verwerkt en verzonden naar een groep bètatesters, die hetzelfde doen.
Zelfs in deze traditionele omgeving kunnen ze dus zo snel mogelijk een kale versie van het lesmateriaal in handen geven van gebruikers, zodat ze feedback kunnen verzamelen over hoe ze het kunnen verbeteren. Dat heeft ze enorm geholpen om fouten te identificeren en te verhelpen vóór publicatie.
Praktijkcase 3: Hoe een wervings- en selectieteam een Kanban-bord gebruikt om efficiënter en effectiever te zijn
Een andere opdrachtgever van me gebruikt agile-technieken om de werving en selectie van nieuwe medewerkers te structureren.
Het werving- en selectieteam kan zijn resultaat niet goed voorspellen; of een kandidaat bevalt en of het bedrijf de kandidaat bevalt. Het werven en selecteren kan van het begin tot het einde op een standaard manier verlopen, maar er zijn ook regelmatig factoren die de processtroom van werving en selectie snel kunnen veranderen.
Vanwege het onregelmatige karakter van de werving en selectie, moest het werving- en selectieteam flexibel en efficiënt zijn en tegelijkertijd de transparantie tussen hun team en de stakeholders behouden.
Als het team dat niet zou doen dan zou een recruiter in de workflow kunnen verzanden, waardoor kandidaten zouden afhaken, managers ongeduldig zouden worden of de kosten om te huren aanzienlijk zouden stijgen.
Daarom hebben we voorgesteld om samen met het team het Kanban-principe te gebruiken, zie hieronder.
Het team geeft het werk dat ze op hun bord hebben grafisch weer op een openbaar, fysiek bord. Zodoende is de voortgang zowel voor het team als de andere stakeholders goed in te zien en te volgen.
Ook hebben de collega’s van werving en selectie op die manier inzicht in mogelijke overbelasting van teamleden.
Collega’s delen normaal gesproken niet echt waar ze aan werken. Daardoor weten andere collega’s niet hoe ze elkaar kunnen en moeten helpen. Op die manier duurt het langer om een prestatie neer te zetten.
Hoe starten met agile-principes met jouw team of bedrijf?
Zoals wij regelmatig met opdrachtgevers bespreken: ‘Zelfs matig geïmplementeerde agile-principes werken. Het toepassen van slechts een beperkt deel van agile helpt al enorm’.
Maar voordat teams de stap nemen om agile toe te passen, moeten ze zich afvragen waarom ze het willen gebruiken. Welke problemen hebben de teams die de agile-mindset en werkwijzen kunnen helpen oplossen?
Misschien worstelen jouw teamleden met het voorkomen van het dubbel doen van dingen. Hou daarom dagstarts: een korte vergadering van 5-10 minuten waarin iedereen deelt wat hij of zij sinds gisteren heeft gedaan, van plan is om vandaag te doen en wat zijn of haar voortgang blokkeert.
Tip: laat iedereen tijdens de vergadering echt staan om het kort te houden! Maar ook om op die manier creatiever te zijn met oplossingen en nieuwe ideeën. Staand werkt dat veel beter.
Nog niet gemachtigd om alles te doen wat moet worden gedaan?
Misschien voelen de leden van jouw team zich niet gemachtigd om alles te doen wat moet worden gedaan om de doelen te bereiken. Gebruik het instellen van de backlog, die tijdens een sprint moet worden voltooid en laat het team het plan bedenken om het werk te kunnen voltooien.
Misschien begrijpt jouw organisatie nog niet zo goed hoe jullie de wijzigende voorkeuren van klanten het beste kunnen vertalen in aangepaste of nieuwe producten of diensten.
Richt je er dan op om het kleinste, meest waardevolle aspect van dat product of dienst zo snel mogelijk bij een kleine groep klanten af te leveren. Zorg dat jullie er feedback op krijgen, verbeter het product en herhaal het dan.
Weet je nog niet waar je zult beginnen met agile? Neem dan contact op met mij via onderstaande contactgegevens.
Verder attenderen we je graag op de Masterclass OR & Agile werken die Vakmedianet in samenwerking met het Erasmus OR Centre op 20 november 2018 verzorgt op de Erasmus Universiteit Rotterdam.
Meer informatie? Drs. Louis Brackel RC, Erasmus OR Centre, Erasmus Universiteit (brackel@erasmusorcentre.nl M 06 51 11 65 99).
